Találd meg, mi az, amit a csapatod nem kell, hogy maga csináljon és automatizáld.
Feltérképezzük a folyamataidat, feltárjuk, hol vész el az idő és a pénz, majd automatizáljuk azokat a munkafolyamatokat, amelyek nem igényelnek emberi döntést. Dokumentumok, munkafolyamatok, rendszerintegrációk – a háttérben működő rendszerek, amelyekre senki sem figyel, amíg minden rendben van, de amelyeket mindenki észrevesz, ha elromlanak.
Operációs vezetőknek és CEO-knak, akiknek a csapata az ideje 30–50%-át ismétlődő, szabály-alapú munkára fordítja.
Valószínűleg ismered a helyzetet
Okos embereket vettél fel. Most a heti 3-4 napjuk telik olyan munkával, amire egy középiskolást egy hét alatt be lehetne tanítani: adatot másolnak rendszerek között, riportokat formáznak, számlákat dolgoznak fel, e-maileket irányítanak, Exceleket frissítenek, amikre más Excelek hivatkoznak.
Tudod, hogy ez pazarlás. Azt is tudod, hogy a javítás külön projekt, amit senkinek nincs ideje vezetni, mert mindenki épp azt a munkát csinálja, amit három éve kellett volna már automatizálni. Marad így. Új embert nem azért veszel fel, hogy nőjön a cég, hanem hogy bírjátok a terhelést.
Mi ennek vetünk véget.
Négy megoldás. Egy cél: kevesebb manuális munka.
Folyamatfelmérés és -térképezés
Feltárjuk, hogyan áramlik valójában a munka a vállalatodban rendszernaplók és rövid megfigyelések segítségével. A folyamattérkép szinte mindig meglepi a vezetőséget. A szűk keresztmetszetek ugyanis ritkán ott vannak, ahol számítanak rá.
Munkafolyamat-automatizálás
Arra a munkára, amit érdemes automatizálni: jóváhagyások, dokumentum-irányítás, ütemezett riportok, rendszerek közötti szinkron, kivételek kezelése. A stackedre illő eszközökre építve, nem egy egyedi szörnyetegre, ami amint valaki frissít egy szoftvert, bemondja az unalmast.
Rendszerintegráció
Annak az oka, hogy a CRM-ed nem beszél az ERP-ddel, ritkán technikai. Egy hiányzó réteg. Mi felépítjük ezt a réteget (API-k, ETL pipeline-ok, middleware), és így megszűnik a csapatodra nehezedő állandó rejtett működési költség.
Dokumentumfeldolgozás
Számlák, szerződések, pályázatok, POD-ok, kimutatások. Kinyerve, kategorizálva, irányítva, archiválva. A papírmunka eredményét, ami túlterheli a back office-t, strukturált adatként juttatjuk a megfelelő rendszerbe.
Mi kell hozzá
A legtöbb projekt a felméréstől az első éles automatizálásig három hónapon belül megvalósul.
Felmérés
1 hétLeülünk az operációval, hogy megértsük, melyik folyamat fáj a legjobban, és melyik a legautomatizálhatóbb. Nem mindig ugyanaz. Segítünk választani.
Folyamat-térképezés
2–3 hétA top 2–3 jelölt folyamatot végpontig térképezzük, megtaláljuk a valódi szűk keresztmetszeteket (gyakran meglepő), és kvantifikáljuk az érintett időt és pénzt.
Építés és bevezetés
3–8 hétMegépítjük az automatizálást, integráljuk a rendszereiddel, párhuzamosan futtatjuk, amíg bizonyított, aztán átállunk.
Mérés és bővítés
FolyamatosA valódi megtakarítást követjük a kiindulási bázishoz képest. Ha a matek meggyőző, megyünk a következő folyamatra.
Tipikus csapat a mi oldalunkon: 1 fő tanácsadó-vezető, 2 mérnök, alkalmi szakértő. A Te oldaladon: egy operációs vezető és a folyamatgazdák az automatizálandó workflow-khoz.
Egy sikeres projekt után
A csapatod nem csinálja többé azt a munkát, ami az idejét felemésztette. Nem mindet – mindig marad kivétel-kezelés, mérlegelést igénylő döntések, ügyfél-eszkaláció. De a rutinszerű 80% a rendszeren keresztül fut.
Új embert felveszel, hogy bírjátok a terhelést
→ Növekedéskor azért veszel fel embert, mert nő a cég, nem mert nő a volumen.
Munka, amely egyenetlenül volt elosztva a csapattagok között
→ Ugyanaz a folyamat, mindig, függetlenül attól, ki van bent.
Három pénzügyes teljes munkaidőben adatbevitelt végez
→ A számlák 75%-a emberi érintés nélkül dolgozódik fel; kivételeket kezelnek és érdemi munkát végeznek.
Gyártás · 110 fő · Magyarország · Anonimizált
Case study
Havi 1200+ beszállítói számla feldolgozása. Három pénzügyes az ideje nagy részében számlákat egyeztetett megrendelésekkel és bevételezésekkel, hiányzó hivatkozásokat keresett, és adatot vitt be az ERP-be.
| Megoldás | Dokumentumfeldolgozó pipeline: PDF kinyerés (bármilyen formátum, bármilyen nyelv), automatikus megrendelés/bevételezés egyeztetés, kivétel-jelzés, ERP-könyvelés |
| Eredmény | A számlák kb. 75%-a most emberi érintés nélkül dolgozódik fel |
számlák emberi érintés nélkül
pénzügyes átkerült pénzügyi elemzésre
Gyakori kérdések
Honnan tudják, melyik folyamatot érdemes automatizálni?
Két dimenzió mentén vizsgáljuk a folyamatokat: mennyi időt emésztenek fel, és mennyi mérlegelést igényelnek. A nagy volumenű, alacsony mérlegelést igénylő munka a legjobb célpont. Figyelembe vesszük az automatizálás felépítésének költségét és komplexitását is. Egyes gyors eredmények néhány hét alatt megtérülnek, mások hosszabb időt igényelnek. A feltérképezés után egy priorizált listát adunk, minden elemhez hozzávetőleges megtérülési becsléssel.
Mi lesz azokkal az emberekkel, akiknek a munkáját automatizálják?
Minden projektünkben a válasz ugyanaz: a csapat magasabb értékű munkát végez. Nem „átcsoportosítjuk őket”, hanem ténylegesen: a kivételkezelés, az ügyfél-eszkalációk, az elemzés, ami mindig háttérbe szorult az adatbevitel miatt. Ilyen léptékben nem láttunk létszámcsökkenést az automatizálás miatt; azt láttuk, hogy ugyanaz a csapat több munkát végez el.
Ki kell cserélni a meglévő szoftvereinket?
Nem. A meglévőre építünk. Az egész kiindulópont az, hogy a CRM-, ERP- és könyvelési rendszerek maradnak. Mi hozzáadjuk azt a réteget, amely összeköti őket, és kezeli azt a munkát, ami jelenleg a rendszerek között elakad.
Mi van, ha a folyamatunknak sok kivétele van?
A legtöbbnek van. Mi nem próbáljuk automatizálni a kivételeket. A 70–80%-ot automatizáljuk, ami rutin, és megkönnyítjük a kivételek kezelését. A rendszer jelzi őket, a megfelelő emberhez irányítja, és megadja a szükséges kontextust. A kivétel-kezelési idő jelentősen csökken, még ha maguk a kivételek nem is.
Mennyibe kerül?
A felmérés és a térképezés fix áras (jellemzően 4000–8000 €, a folyamat komplexitásától és a csapat méretétől függően). Az építési fázis terjedelme és ára a térképezés után kerül meghatározásra. Egyértelmű számot adunk, mielőtt bármilyen fejlesztés elkezdődne.
Mondd el, mire megy el a csapatod ideje.
Megmondjuk, melyik 2–3 folyamatot érdemes először automatizálni, és nagyjából mennyibe kerülne mindegyiket megjavítani. Nincs prezi. Egyenes válasz 30 percen belül.
Felmérő beszélgetés foglalása